Ein CRM-System bringt Kontakte, Gesprächsnotizen, Angebote und nächste Schritte an einen Ort. Für Selbstständige ist dabei nicht die größte Funktionsliste entscheidend, sondern eine Lösung, die im Alltag tatsächlich gepflegt wird.
Transparenz: Dieser Vergleich ist redaktionell recherchiert. Funktionen und Preise können sich ändern; verbindlich sind die Anbieterangaben. Redaktion: SoftwareKlar, Stand: 5. September 2026.
Kurzempfehlung
Welches CRM passt, hängt vor allem vom Arbeitsablauf ab: HubSpot CRM bietet einen kostenlosen Einstieg, Pipedrive legt den Schwerpunkt auf Vertriebs-Pipelines, Zoho CRM bietet viele Anpassungsmöglichkeiten, CentralStationCRM richtet sich mit einem überschaubaren Ansatz an kleine Teams und folk verbindet flexible Kontaktorganisation mit Kommunikations- und KI-Funktionen.
Die fünf CRM-Systeme im Überblick
| CRM | Geeignet für | Stärke | Zu beachten |
|---|---|---|---|
| HubSpot CRM | Einsteiger und wachsende Betriebe | Kostenloser Einstieg | Erweiterungen können komplex werden |
| Pipedrive | Vertriebsorientierte Selbstständige | Übersichtliche Pipeline | Kein dauerhaft kostenloser Volltarif |
| Zoho CRM | Individuelle Prozesse | Viele Anpassungen | Einarbeitung erforderlich |
| CentralStationCRM | Kleine Unternehmen und Teams | Klare, deutschsprachige Bedienung | Weniger auf Großunternehmen ausgelegt |
| folk | Netzwerk- und projektbasierte Arbeit | Flexible Kontaktorganisation | Arbeitsweise unterscheidet sich vom klassischen CRM |
1. HubSpot CRM: einfacher Start
HubSpot bündelt Kontakte, Aktivitäten und Vertriebsaufgaben. Das kostenlose CRM ist für bis zu zwei Benutzer verfügbar und eignet sich zum Aufbau einer ersten zentralen Kundendatenbank. Wer später Marketing, Vertrieb und Service stärker automatisieren möchte, kann die Plattform erweitern – sollte dann aber Kosten und Funktionspakete genau prüfen.
Geeignet für: Einsteiger, die kostenlos beginnen und später wachsen möchten. Offizielle Preisübersicht.
2. Pipedrive: klare Verkaufspipeline
Pipedrive stellt Leads, Deals, Kontakte und Aktivitäten in anpassbaren Verkaufspipelines dar. Bereits der Lite-Tarif deckt Pipeline-, Lead- und Kalenderverwaltung sowie Berichte ab; E-Mail-Synchronisierung, Automationen, Sequenzen und Prognosen kommen in höheren Tarifen hinzu. Pipedrive bietet keinen dauerhaft kostenlosen Volltarif, lässt sich aber 14 Tage kostenlos testen. Für Selbstständige mit regelmäßigem Vertrieb ist der klare Pipeline-Fokus besonders interessant.
Geeignet für: Beratung, Agenturen und Dienstleister mit aktivem Vertrieb. Offizielle Preisübersicht.
3. Zoho CRM: flexibel anpassbar
Zoho CRM kombiniert Lead-, Kontakt- und Deal-Verwaltung mit Aufgaben, Berichten, Workflows und einer mobilen App. Die dauerhaft kostenlose Edition ist aktuell für bis zu drei Benutzer verfügbar. Kostenpflichtige Editionen erweitern unter anderem Automatisierung, Anpassungen und weitere Vertriebsfunktionen. Für Selbstständige mit individuellen Abläufen ist die Flexibilität interessant; für einen sehr einfachen Kontaktbestand kann der Funktionsumfang jedoch größer als nötig sein.
Geeignet für: Selbstständige und kleine Firmen mit individuellen Abläufen. Offizielle Preisübersicht.
4. CentralStationCRM: übersichtlich für kleine Teams
CentralStationCRM konzentriert sich auf Kontakte und Firmen, Aufgaben, Angebote, Projekte und die gemeinsame Kundenhistorie. Auch E-Mail-Ablage, Kalenderanbindung, Import und Export sowie Integrationen gehören zum Funktionsumfang. Die Pakete unterscheiden sich vor allem bei Nutzerzahl, Kontakten und Speicher; der kostenlose Starter-Tarif umfasst aktuell bis zu drei Nutzer und 200 Kontakte. Kundendaten und Anhänge werden laut Anbieter in Deutschland gespeichert.
Geeignet für: Kleine Unternehmen, Agenturen und beratende Teams. Offizielle Preisübersicht.
5. folk: flexible Kontaktarbeit
folk verbindet Kontaktverwaltung mit anpassbaren Gruppen und Pipelines, E-Mail-Kampagnen, Kontaktanreicherung und KI-gestützten Funktionen. E-Mail, Kalender und WhatsApp lassen sich synchronisieren; außerdem stehen zahlreiche Integrationen zur Verfügung. Für Selbstständige mit beziehungsorientierter Kontaktarbeit kann das interessant sein. Einen dauerhaft kostenlosen Volltarif gibt es nicht; zum Einstieg bietet folk eine zweiwöchige kostenlose Testphase.
Geeignet für: Selbstständige mit vielen Kontakten und wechselnden Projekten. Offizielle Preisübersicht.
Worauf du bei einem CRM achten solltest
- Einfachheit: Das System muss schnell genug sein, damit Kontakte aktuell bleiben.
- Datenschutz: Prüfe Vertrag, Speicherorte, Rollen und Löschmöglichkeiten.
- E-Mail und Kalender: Die Verbindung zu deinem täglichen Postfach spart doppelte Pflege.
- Import und Export: Kontakte sollten sich ohne unnötige Hürden einlesen und sichern lassen.
- Automatisierung: Erinnerungen und wiederkehrende Schritte sind nützlich, sollten aber verständlich bleiben.
CRM sinnvoll verbinden
Ein CRM entfaltet seinen Nutzen zusammen mit klaren Folgeprozessen. Für Kundentermine hilft eine Online-Terminbuchung, für die Umsetzung ein Projektmanagement-Tool und für die Abrechnung ein passendes Rechnungsprogramm.
Häufige Fragen
Ab wann lohnt sich ein CRM?
Sobald Kontakte, Rückfragen oder Angebote in E-Mails und Notizen verloren gehen, kann ein einfaches CRM helfen. Der Einstieg muss nicht erst bei Hunderten Kunden erfolgen.
Reicht eine Tabelle als CRM?
Für wenige Kontakte möglicherweise. Sobald Erinnerungen, Gesprächsverläufe, mehrere Ansprechpartner oder wiederkehrende Abläufe wichtig werden, ist ein CRM meist übersichtlicher.
Fazit
Eine pauschal beste CRM-Lösung gibt es nicht. Für den Einstieg können kostenlose Angebote von HubSpot oder Zoho interessant sein, während Pipedrive stärker auf strukturierte Vertriebs-Pipelines ausgerichtet ist. CentralStationCRM bietet einen bewusst überschaubaren Ansatz für kleine Teams, folk eine flexible Kontaktorganisation mit Kommunikations- und KI-Funktionen. Teste die engere Auswahl mit einigen realistischen Kontakten und einem typischen Arbeitsablauf und prüfe dabei Bedienung, benötigte Funktionen, Datenschutz, Integrationen und die Kosten bei wachsender Nutzung.
Bild: Mina Rad / Unsplash.