Zeiterfassungs-Tools zeigen, wie viel Zeit tatsächlich in Kundenaufträge, Verwaltung und interne Aufgaben fließt. Selbstständige können damit Projekte besser kalkulieren, abrechenbare Stunden dokumentieren und wiederkehrende Zeitfresser erkennen.
Transparenz: Dieser Beitrag ist redaktionell recherchiert. Eigene Praxistests werden erst nach tatsächlicher Prüfung entsprechend gekennzeichnet.
Redaktion: SoftwareKlar. Tarife und Funktionen können sich ändern. Stand: 4. September 2026.
Kurzempfehlung
Clockify bietet einen kostenlosen Einstieg mit Zeiterfassung und Berichten. Toggl Track verbindet manuelle und automatische Zeiterfassung mit Kalender- und Integrationsfunktionen. Harvest kombiniert Zeiterfassung mit Projektbudgets und Abrechnung, Clockodo richtet sich an Selbstständige und kleine Unternehmen im deutschsprachigen Umfeld, und TimeCamp ergänzt die Zeiterfassung um Automatisierung und Auswertungen. Welche Lösung passt, hängt vor allem von Abrechnung, Teamgröße, Integrationen und benötigten Berichten ab.
Vergleich auf einen Blick
| Werkzeug | Besondere Stärke | Geeignet für |
|---|---|---|
| Clockify | Breiter Funktionsumfang | Einsteiger und Teams |
| Toggl Track | Einfache Bedienung | Schnelle manuelle Erfassung |
| Harvest | Projektbudgets und Abrechnung | Kundenprojekte |
| Clockodo | Deutschsprachiger Fokus | Selbstständige und KMU |
| TimeCamp | Automatisierung und Berichte | Detaillierte Auswertung |
Worauf Selbstständige achten sollten
Wichtig sind eine schnelle Start-Stopp-Erfassung, nachträgliche Korrekturen, Projekte und Kunden, aussagekräftige Berichte sowie ein sauberer Datenexport. Wer Stunden abrechnet, sollte außerdem Stundensätze, Budgets und nachvollziehbare Tätigkeitsbeschreibungen prüfen. Mobile Apps und Integrationen mit Kalender, Projektmanagement oder Rechnungssoftware können den Aufwand reduzieren.
1. Clockify – vielseitiger Einstieg
Clockify bietet Timer, Stundenzettel, Projekte, Berichte sowie Web-, Desktop- und Mobile-Apps. Im kostenlosen Tarif sind aktuell bis zu fünf Nutzer und unbegrenzte Zeiterfassung enthalten. Funktionen wie abrechenbare Sätze, umfangreichere Exporte, Rechnungsstellung, Genehmigungen oder weitergehende Projekt- und Teamsteuerung hängen vom gewählten kostenpflichtigen Tarif ab.
Der breite Funktionsumfang ist eine Stärke. Für eine einfache persönliche Erfassung können manche Menüs zunächst umfangreich wirken. Am besten startet man nur mit Kunden, Projekten und wenigen Tätigkeitsarten.
2. Toggl Track – besonders unkompliziert
Toggl Track konzentriert sich auf eine schnelle Zeiterfassung über Web, Desktop und Mobilgeräte. Projekte, Kunden, Tags und Berichte helfen dabei, Arbeitszeiten später auszuwerten.
Die klare Bedienung passt gut zu Solo-Selbstständigen. Erweiterte Teamverwaltung, detaillierte Berichte und zusätzliche Kontrollen sind vom gewählten Tarif abhängig.
3. Harvest – Zeit und Projektbudget verbinden
Harvest verbindet Timer und Stundenzettel mit Projekt- und Aufgabenzeiten, abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden, Auswertungen sowie Rechnungs- und Ausgabenfunktionen. Der kostenlose Tarif ist aktuell auf eine Person und zwei Projekte ausgelegt; für mehr Projekte, Teamfunktionen und erweiterte Auswertungen sind kostenpflichtige Tarife vorgesehen. Eine 30-tägige Testphase ist laut Anbieter ohne Kreditkarte möglich.
Das Angebot passt besonders zu Dienstleistern mit abrechenbaren Kundenstunden. Für Nutzer, die nur eine einfache persönliche Stoppuhr benötigen, kann der Schwerpunkt auf Budgets und Abrechnung zu weit gehen.
4. Clockodo – deutschsprachige Lösung
Clockodo bietet Arbeitszeiterfassung per Stoppuhr oder manuell sowie – je nach Tarif – Projektzeiterfassung, Projektcontrolling, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Berichte und Schnittstellen. Für Solo-Selbstständige gibt es aktuell einen kostenlosen Tarif für einen Nutzer; die kostenpflichtigen Tarife werden pro Nutzer berechnet. Die vollständige Testphase läuft 14 Tage und startet laut Anbieter nicht automatisch in ein kostenpflichtiges Abo.
Clockodo eignet sich für Selbstständige und kleine Unternehmen, die ihre Projektzeiten strukturiert auswerten möchten. Vor dem Abschluss sollten benötigte Schnittstellen und die Kosten je Nutzer geprüft werden.
5. TimeCamp – Berichte und Automatisierung
TimeCamp kombiniert manuelle und automatische Zeiterfassung mit Stundenzetteln, Kalenderansicht, Browser-Erweiterung und Berichten. Der dauerhaft kostenlose Tarif unterstützt aktuell unbegrenzt viele Nutzer und Projekte sowie unter anderem automatische Zeiterfassung und PDF-Berichte. Funktionen wie abrechenbare Zeit, Budgets, weitergehende Integrationen, Rechnungsstellung oder Freigabe-Workflows sind je nach Funktion höheren Tarifen vorbehalten.
Automatische Erfassung sollte bewusst eingerichtet werden, damit private Aktivitäten und sensible Daten nicht unbeabsichtigt dokumentiert werden. Datenschutz und Zugriffsrechte sind besonders bei Teams wichtig.
Welche Lösung passt zu wem?
Clockify ist ein guter vielseitiger Start. Toggl Track passt zu Nutzern, die möglichst schnell Zeiten erfassen möchten. Harvest eignet sich für projektbezogene Budgets und Kundenabrechnung. Clockodo ist für eine deutschsprachige Geschäftsumgebung interessant. TimeCamp passt zu detaillierten Berichten und stärker automatisierten Abläufen.
Zeiterfassung sinnvoll einführen
Lege zunächst nur wenige Kategorien fest: Kundenarbeit, Verwaltung, Akquise und Weiterbildung reichen häufig aus. Erfasse zwei Wochen konsequent und werte danach aus, welche Tätigkeiten zu grob oder zu detailliert sind. Das System soll Entscheidungen erleichtern und nicht selbst viel Zeit verbrauchen.
Preise und offizielle Quellen
Aktuelle Tarife und Funktionsdetails findest du direkt bei Clockify, Toggl Track, Harvest, Clockodo und TimeCamp. Prüfe Nutzerzahl, Abrechnungszeitraum, Exportmöglichkeiten und Verlängerungspreise.
Häufige Fragen
Reicht eine einfache Tabelle zur Zeiterfassung?
Bei wenigen Projekten kann eine Tabelle genügen. Ein spezialisiertes Tool spart Aufwand, wenn Zeiten regelmäßig gestartet, Kunden zugeordnet, ausgewertet oder für Abrechnungen exportiert werden.
Soll jede Arbeitsminute erfasst werden?
Nur so detailliert, wie es für Kalkulation, Abrechnung und Entscheidungen nötig ist. Zu viele Kategorien erhöhen den Pflegeaufwand und verschlechtern oft die Datenqualität.
Fazit
Beginne mit einem einfachen Timer und wenigen Kategorien. Nach einer kurzen Testphase zeigt sich, ob Projektbudgets, Automatisierung oder Rechnungsintegrationen wirklich benötigt werden.
Weitere Ratgeber
Für die weitere Organisation empfehlen wir unseren Vergleich der Projektmanagement-Tools für Selbstständige sowie den Überblick zu Cloud-Speichern. Alle Beiträge findest du im SoftwareKlar-Ratgeber.